4 Organisering
Bypakke Sandefjord organiseres med likeverdig representasjon mellom partene, og organiseres med en styringsgruppe, referansegruppe, administrativt råd og sekretariat. Prosjektgrupper opprettes etter behov.
Styringsgruppe
Styringsgruppa skal bestå av ordfører og opposisjonsleder i Sandefjord, valgte representanter fra politisk ledelse fra posisjon og opposisjon i Vestfold fylkeskommune, og representanter fra Statens vegvesen og Jernbanedirektoratet. Ordfører i Sandefjord kommune leder styringsgruppa. Statsforvalteren inviteres inn i styringsgruppa som observatør.
Styringsgruppa konstituerer seg selv. Prosjektleder er sekretær for styringsgruppa.
Mandatet til styringsgruppa er å ha det overordnede ansvaret for oppgavene som er beskrevet i denne avtale, herunder:
- Gi anbefaling i saker som skal fremmes til behandling hos hver av de respektive parter.
- Sikre bredest mulig politisk og samfunnsmessig forankring, bl.a. gjennom referansegruppa.
- Fastsette en kommunikasjonsstrategi for arbeidet.
Referansegruppe
Det etableres en referansegruppe der et bredt spekter av interesseorganisasjoner inviteres til å delta, som Bane NOR, Sandefjord næringsforening, LO og NHO m.fl. Deltagelse i referansegruppa vurderes ut fra interesse og behov.
Mandatet til referansegruppa er å:
- Drøfte sentrale problemstillinger som omfattes av avtalen.
- Gi styringsgruppa råd om prioriteringer og innretninger.
- Bidra til å etablere samarbeid med næringslivet om gjennomføring av tiltak.
Administrativt råd
Det etableres et administrativt råd bestående av administrativ ledelse fra kommunen og fylkeskommunen, samt representanter fra Statens vegvesen og Jernbanedirektoratet.
Administrativt råd innstiller til styringsgruppa. Utvalget konstituerer seg selv. Prosjektleder er sekretær for utvalget. Administrativt råd har i mandat å:
- Sikre gjennomføring av avtalens intensjon og mål gjennom nødvendige organisasjonsmessige og økonomiske tiltak.
- Følge opp vedtak fattet i avtalens definerte beslutningsorganer.
- Drøfte forslag til og innstille til budsjetter og handlingsprogram, fremme disse for styringsgruppa og sikre nødvendig formell behandling hos den respektive part.
- Drøfte og innstille i saker til styringsgruppa, og gi råd til styringsgruppa om hvilke saker som bør fremmes til politisk behandling i kommunen og fylkeskommunen.
- Opprette prosjektgrupper og andre administrative funksjoner, inkludert bemanning av sekretariatet, og gi nærmere mandat for disse.
- Møte i styringsgruppa som observatør.
Sekretariatet har ansvar for å organisere, samordne arbeidet og fremme saker til administrativt råd. Sekretariatet ledes av prosjektleder. Prosjektgrupper opprettes etter behov.