7 Finn Peder Bøe (Høyre): Flere spørsmål om grunnlaget for gebyrsatser innen byggesak
1. Selvkostprinsippet:
- Hvordan sikrer kommunen at gebyrene beregnes nøyaktig etter selvkostprinsippet? Hvilke metoder brukes for å beregne både faste og variable drifts- og kapitalkostnader?
Svar:
Sandefjord kommune legger til grunn selvkostforskriften med veileder ved utarbeidelse av samlet selvkost.
I forbindelse med kommunestyrets behandling av sak om gebyrene for vann, avløp og renovasjon for 2023 ble det blant annet vedtatt at det skal legges frem en sak som beskriver beregninger av selvkost på VAR-områdene. Sak om dette ble behandlet av kommunestyret i møtet den 22. juni 2023. Selv om denne saken gjaldt VAR-områdene, er de samme prinsippene og også relevante for andre selvkostområder.
Det fremgår av saken at Sandefjord kommune har kjøpt et godt egnet verktøy som sikrer god oppfølging og kontroll for behandling av selvkost. Sandefjord kommune benytter også ekstern bistand for å kvalitetssikre beregningene som legges til grunn for samlet selvkost de ulike gebyrområdene. Verktøy og metodikk er basert på veiledere til selvkostforskriftene.
Vestfold og Telemark revisjon IKS har også oppmerksomhet på selvkostområdene i forbindelse med revisjon av kommunens regnskap.
I selvkostberegningene er det ikke beregnet faste og variable drifts- og kapitalkostnader. Det som inngår er direkte henførbare utgifter, indirekte kostnader knyttet til støtte- og tilleggsfunksjoner og kapitalkostnader. I tillegg til selvkost totalt sett skal også det enkelte gebyret beregnes i tråd med selvkost.
2. Oppmålingsgebyrene:
- Det er nevnt en generell økning i gebyrnivået for oppmåling på 11% for 2025. Kan dere utdype hva som ligger til grunn for denne økningen, og hvordan er denne prosentandelen beregnet?
- Hvordan vil den lavere saksmengden i 2025 påvirke gebyrinntektene og kvaliteten på tjenestene?
Svar:
Gebyrene for alle selvkostområdene er beregnet med hensyn til utgifter, kostnader og inntekter som er relevante for gebyrområdet. Det er gjort en konkret vurdering av tidsbruken for de ulike gebyrsatsene som inngår i lokal forskrift om oppmålingsgebyrene. I tillegg er det gjort en vurdering av forventet saksmengde for de ulike gebyrene. På bakgrunn av dette beregnes det en gebyrvekst slik at gebyrinntektene dekker kommunens utgifter og kostnader i forbindelse med saksbehandlingen. Disse forutsetningene tilsier en gebyrvekst på 11 % fra 2024 til 2025. Det er ikke gjort endringer i tidsbruk for de ulike gebyrsatsene i gebyrforskriften for 2025. Derfor økes alle gebyrene likt.
Lavere saksmengde innebærer en noe større gebyrvekst enn det som ellers ville blitt resultatet. Det fremgår av sak om «gebyrforskrifter for 2025 for byggesak og eierseksjonering, behandling av private reguleringsforslag og oppmåling» at ved ledig kapasitet vil det kunne igangsettes kvalitetshevingsprosjekter som også vil gi inntekter. Den reduserte saksmengde vil ikke redusere kvaliteten på tjenestene. Gebyrene for alle selvkostområdene er beregnet med hensyn til utgifter, kostnader og inntekter som er relevante for gebyrområdet.
3. Byggesaksgebyrene:
Enkelte gebyrer for byggesaksbehandling øker med mellom 6,5% og 7,1%. Kan dere forklare hvorfor disse spesifikke gebyrene øker mer enn gjennomsnittet på 5%?
Svar:
Gebyrforskriften for 2025 innebærer at noen gebyrer øker mer enn 5 %, mens andre får en lavere økning. Dette skyldes at det er gjort nye vurderinger av tidsbruk knyttet til de ulike gebyrene. Det framgår av selvkostforskriften og veileder til denne at det både skal legges til grunn samlet selvkost for gebyrområdet og for det enkelte gebyret.
4. Reguleringsplaner:
Gebyrene for reguleringsplaner er økt med mellom 3% og 7%. Kan dere utdype hvordan disse prosentandelene er fastsatt, og hvilke faktorer som påvirker tidsbruken ved behandling av planinitiativ?
Svar:
Gebyrforskriften for 2025 innebærer at gebyrene øker fra 3 % til 7 %. Variasjon i gebyrveksten skyldes at det er gjort nye vurderinger av tidsbruk knyttet til de ulike gebyrene. Det framgår av selvkostforskriften og veileder til denne at det både skal legges til grunn samlet selvkost for gebyrområdet og for det enkelte gebyret.
Kritiske spørsmål til uklare punkter:
1. Fondsmidler og gebyrøkning:
Det er nevnt at tidligere fondsbruk må erstattes med gebyrinntekter i 2025. Hvordan vil dette påvirke gebyrnivået på lang sikt, og er det planer for å bygge opp nye fondsmidler?
Svar:
Det er ikke disponible fondsmidler ved utgangen av 2024 for gebyrområdene byggesak, behandling av private reguleringsforslag og oppmåling. Tidligere bruk av fondsmidler har redusert gebyrveksten eller bidratt til å redusere gebyrnivået. Dette har medført at det nå må legges opp til en noe større gebyrvekst enn det som ellers ville blitt resultatet. Gebyrnivået for 2025 er basert på at det ikke er disponible fondsmidler, slik at det for etterfølgende år skal det legges til grunn utgifter og kostnader som er relevante for gebyrområdet og forventet saksmengde. Gebyrveksten vil dermed justeres i tråd med lønns- og prisvekst. En oppbygging av fondsmidler vil medføre en noe større gebyrvekst enn dersom det ikke skal bygges opp fondsmidler. Det legges ikke opp til oppbygging av fond av vesentlig størrelse for de områdene som er omfattet av denne saken.
2. Tilsyn og ulovlighetsoppfølging:
Det legges opp til økt innsats på tilsyn og ulovlighetsoppfølging i 2025. Hvordan vil dette påvirke ressursbruken og gebyrnivået for byggesaksbehandling?
Svar:
Tilsyn og ulovlighetsoppfølging kan inngå i beregningsgrunnlaget for samlet selvkost. Det er imidlertid ikke anledning til å gebyrlegge den enkelte ulovlighetssak særskilt. Tilsyn og ulovlighetsoppfølging kan likevel resultere i at det senere sendes en søknad som skal behandles etter plan- og bygningsloven, som kan medføre et byggesaksgebyr.
Innsatsen på tilsyn og ulovlighetsoppfølging medfører at gebyrene blir høyere enn det som ville blitt resultatet ved en lavere innsats på området.
Spørsmål til utvalget gebyrer i gebyrregulativet
1. § 1.6 Gebyr etter medgått tid: Det er angitt en sats på 1 890 kr per time. Hvordan beregnes medgått tid, og hva slags arbeid dekkes av denne satsen?
Svar:
Timeprisen beregnes med hensyn til alle utgifter og kostnader og totalt antall fakturerbare timer. De fakturerbare timene beregnes med hensyn til saksbehandling som innebærer at det ilegges gebyr i saken. De timene som går til ulovlighetsoppfølging, tilsyn, ledelse og kvalitetsutvikling inngår ikke i fakturerbare timer. Utgiftene til disse oppgavene må derfor dekkes av de fakturerbare timene som gjelder saksbehandlingen som utløser gebyr i tråd med gebyrforskriften.
Spørsmål
2. § 1.7 Gebyr ved avslag: Det står at ved avslag beregnes 50% av fullt gebyr. Hva er begrunnelsen for denne satsen, og hvordan håndteres klager på avslag?
Svar:
50 % av fullt gebyr faktureres fordi et avslag ikke krever oppfølging i samme grad i etterkant, verken ved behandling av søknad om igangsetting, matrikkelføring, inntegning av bygg i kart og/eller oppfølging av vann- og avløpsgebyrer o.l.
Spørsmål
3. § 3.4 Store boligbygg: Det gis 60% rabatt per boenhet fra og med den 21. boenheten. Hva er begrunnelsen for denne rabatten, og hvordan påvirker det kommunens inntekter?
Svar:
Ved behandling av store leilighetsbygg, så er det gjort en konkret vurdering av tidsbruken. Arbeidet med å behandle disse bli mindre per boenhet jo flere boenheter det blir. Både ved selve byggesaksbehandlingen og ved matrikkelføring i etterkant. Det ble gjort en vurdering i samarbeid med konsulent fra Momentum AS der det ble satt en grense ved den 21. enheten da det ble ansett som et naturlig skille for når arbeidsmengden ble redusert.
Spørsmål
4. § 4.0 Nærings-, institusjons- og andre lignende bygg: Gebyrene varierer avhengig av byggets størrelse. Hvordan er disse satsene beregnet, og er det noen vurdering av om de er rimelige i forhold til kommunens kostnader?
Svar:
Det er her tatt utgangspunkt i en konkret vurdering av tidsbruken. Gebyrene er lagt opp slik at det koster mest for bygg mellom 0-200 kvm da behandling av bygget, uavhengig av størrelse, krever mest arbeid, altså størst tidsbruk. Grunnen til at gebyret reduseres i henhold til jo større bygget blir er fordi behandlingen i forhold til et større bygg ikke krever så mye mer arbeid da mange forhold allerede er avklart.
Spørsmål
5. § 5.7 Tilleggsgebyr for tiltak som krever tillatelse/samtykke/uttalelse fra annen myndighet: Det er angitt et tilleggsgebyr på 2 400 kr per søknad. Hva slags tiltak omfattes av dette, og hvordan sikres det at gebyret er proporsjonalt med arbeidet som kreves?
Svar:
I dette tilfelle må saken oversendes til annen myndighet for uttalelse noe som krever arbeid i forbindelse med behandling av saken. Dette er ofte interne oversendelser eller eventuelt til oversendelse til kulturmyndigheten som ikke krever dispensasjon slik at dette gebyret er mindre enn hvis en dispensasjon skal sendes til ekstern høring. Da vil arbeidet i forhold til dispensasjonen være mer omfattende.
Spørsmål
6. § 6.0 Dispensasjoner: Det er grunnsatser og tillegg for dispensasjoner som krever ekstern høring eller gjelder flere forhold. Hvordan vurderes behovet for ekstern høring, og hva er prosessen for å søke om dispensasjon?
Svar:
Om en sak skal til ekstern høring eller ikke er lovregulert i plan- og bygningsloven § 19-1 og etter veileder fra Statsforvalter.
Spørsmål
7. § 11.4 Befaring: Gebyret for befaring er 3 600 kr per befaring. Hva inngår i en befaring, og hvordan fastsettes dette gebyret?
Svar:
Dette gebyret gjelder befaring i en seksjoneringssak. Det er kun når kommunen finner dette nødvendig for behandling av saken. Gebyret er fastsatt pr. befaring og er basert på at en slik befaring anslagsvis vil ta ca 2 timer som er timesbeløpet for medgått tid.
Generelle bestemmelser
Betalingsplikt og fakturering:
Det står at gebyrer betales etter faktura utstedt av kommunen, og betaling kan kreves før arbeid igangsettes eller tillatelser fattes. Hvordan håndteres forsinkelser eller tvister knyttet til betaling?
Svar:
Det påløper renter ved forsinkelse. Tvist knyttet til betaling håndteres på ordinær måte. Kommunens innfordringsavdeling sender saken til Namsmannen og saken håndteres i Forliksrådet.