Saksbehandlingsreglement

Kapittel 1 – Innledende bestemmelser

§ 1-1 Formål og ikrafttreden 

Dette reglementet regulerer saksbehandling og møtevirksomhet i alle folkevalgte og kommunale organer opprettet i medhold av koml. § 5-1 og § 5-2. 

Reglementet trer i kraft fra det er vedtatt, og kan endres av kommunestyret selv. Reglementet skal revideres ved inngangen til hver nye kommunestyreperiode og vedtas senest innen utgangen av året etter at kommunestyret ble konstituert.

§ 1-2 Tolkningsspørsmål

Møteleder har myndighet til å avgjøre tolkingsspørsmål i tilknytning til reglementet i møter i folkevalgte organer. Slike tolkningsavgjørelser skal protokolleres. 

Ordfører har myndighet til å avgjøre tolkingsspørsmål i tilknytning til reglementet utenom møter i folkevalgte organer. Ordfører skal orientere formannskapet om slike tolkninger i første ordinære møte, og tolkningsavgjørelsen skal protokolleres.

§ 1-3 Innhold og virkeområde 

Reglementets del 1 gir generelle regler for saksbehandling og møter som er felles for alle folkevalgte organer og er gitt med hjemmel i koml. 11-12. 

Reglementets del 2 gir regler for sammensetning og særskilte saksbehandlingsregler for folkevalgte organer med vedtaksmyndighet, herunder kommunestyret, formannskapet, utvalg og komiteer, valgstyret og klagenemnd, og er gitt med hjemmel i koml. §§ 5-13 og 11-12. 

Reglementets del 3 gir regler for sammensetning og særskilte saksbehandlingsregler for folkevalgte organer uten vedtaksmyndighet, herunder råd og arbeidsutvalg og er gitt med hjemmel i koml. §§ 5-13 og 11-12. 

Reglementets del 4 gir etiske retningslinjer for folkevalgte i Sandefjord kommune.

Dette reglementet og kommunens delegeringsreglement supplerer og utfyller hverandre. Bestemmelser i kommuneloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven, arkivloven og andre lover gjelder også for folkevalgte organers virksomhet.

§ 1-4 Politisk styreform 

Kommunestyret er kommunens øverste folkevalgte organ. Sandefjord kommune organiseres politisk etter formannskapsmodellen, slik at alle saker som skal avgjøres av kommunestyret som hovedregel først behandles av formannskapet.

Kommunestyret kan behandle en sak uten forutgående behandling i formannskapet, om det på grunn av tidsnød eller sakens karakter er hensiktsmessig, og dersom ordfører mener det er nødvendig for å få en effektiv saksbehandling.

Fullmakt til å fatte vedtak fremgår av delegeringsreglementet.

Kommunestyret oppretter, omorganiserer og nedlegger folkevalgte- eller kommunale organer, samt fastsetter deres sammensetning og ansvarsområde, så langt dette ikke avgrenses av lov eller forskrift fastsatt i medhold av lov, eller er delegert. 

§ 1-5 Møteprinsippet

Folkevalgte organer skal behandle saker og treffe vedtak i møter, jf. koml. § 11-2. Møtene skal kunngjøres på forhånd på hensiktsmessig måte. Saksliste, saksfremlegg og protokoller som ikke er unntatt offentlighet, skal gjøres tilgjengelige for allmennheten. 

Møtene skal være åpne for tilhørere, bortsett fra i særlige tilfeller der møtet vedtas avholdt for lukkede dører. Lukking av møte krever hjemmel i lov.

§ 1-6 Forberedelse av saker til politisk behandling

Kommunedirektøren skal sørge for at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet i samsvar med de krav som følger av lov, reglementer og andre bindende instrukser.

Kommunedirektørens forslag til vedtak (innstilling) skal følge saken frem til endelig vedtak i saken er fattet. Dette gjelder ikke i de tilfeller formannskapet innstiller til kommunestyret.

Kommunedirektøren skal gi ytterligere utredning dersom møteleder eller et flertall i organet ber om det, eller der dette er nødvendig for å få belyst sider av saken som er vesentlige for organets behandling.

Kommunedirektøren informerer de folkevalgte organene løpende om aktuelle forhold og utfordringer innen organets ansvarsområde, herunder om prinsipielle sider ved kommunens myndighetsutøvelse eller tjenesteytelse.

Kommunedirektøren skal påse at råd og utvalg som har rett til å uttale seg før en avgjørelse blir truffet, så langt det er mulig får saken fremlagt før den behandles av besluttende myndighet.

Kapittel 2 – Innkalling til møter

§ 2-1 Beramming av møter

Kommunestyret, formannskapet og andre folkevalgte organer avholder møter etter møteplan fastsatt av kommunestyret. Utover møteplanen holdes møter i folkevalgte organer på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv eller av kommunestyret, og ellers når organets leder finner det påkrevd eller minst en tredjedel av medlemmene krever det.

Møteplanen for neste kalenderår vedtas senest innen utgangen av november, og offentliggjøres på kommunens nettsider.

§ 2-2 Møteinnkalling og saksliste 

Lederen av det folkevalgte organet setter opp sakslisten og innkaller til det enkelte møte. 

En tredel av et organs medlemmer kan samlet kreve en sak som ønskes behandlet i organet, oppført på sakslisten. Leder av det folkevalgte organet må kontaktes, og kravet må være fremsatt før sakslisten offentliggjøres.

Innkalling til folkevalgte møter skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet, og oversikt over de saker, og eventuelt temaer som skal behandles. Informasjon om hvor saksdokumentene er lagt ut skal også fremkomme av innkallingen.

Innkalling med saksdokumenter sendes organets medlemmer, fortrinnsvis elektronisk, om mulig 10 dager før møtet avholdes. Innkalling og saksdokumenter kunngjøres offentlig på relevant måte på kommunens nettsider. Dette gjelder ikke dokumenter og saker som er unntatt offentlighet. 

Saker med dokumenter som er unntatt offentlighet skal markeres særskilt på sakslisten med angivelse av sakens art/tittel. Møtelederen avgjør i det enkelte tilfelle i tvilstilfeller hvilke saker dette gjelder. Saksdokumentene skal sendes organets medlemmer på en forsvarlig måte, som blant annet ivaretar lovens krav til håndtering av opplysninger underlagt taushetsplikt. Opplysninger unntatt offentlighet skal kun gjøres tilgjengelig for møtende medlemmer/varamedlemmer.

Dersom en sak er vedtatt utsatt av organet skal denne på nytt settes på sakslisten når vilkårene for utsettelsen ikke lenger er til stede.

Når en sak er satt opp på sakslisten kan den ikke trekkes av administrasjonen eller organets leder, verken før eller i møtet. 

§ 2-3 Tilleggssaker og tilleggsinformasjon

Dersom møteleder vurderer at særlige hensyn tilsier det, kan saksfremlegg unntaksvis ettersendes, eller nye saker settes på sakslisten, etter at møteinnkallelse er sendt ut. I slike tilfeller skal saksfremlegg og/eller oppdatert saksliste sendes ut og offentliggjøres så snart det er praktisk mulig. 

All relevant informasjon knyttet til sakene på sakslisten, skal være tilgjengelig for alle medlemmer før saken behandles. Folkevalgte som mottar informasjon som er relevant for saken fra andre, plikter å oversende dette til møteleder og administrasjonen slik at administrasjonen kan sikre at alle medlemmene og offentligheten har tilgang til samme informasjon før møte starter.

Organet avgjør selv om saker som ettersendes skal tas opp til behandling, eller utsettes til neste møte.

§ 2-4 Fremsettelse av forslag 

Forslag til vedtak skal ikke legges inn i møteportalen på forhånd. Forslaget legges inn skriftlig i møteportalen når saken tas opp til behandling i møtet. 

Forslag anses uansett ikke fremmet for organet før de er verbalt fremmet i møtet, jf. § 3-8.

§ 2-5 Møteplikt og innkalling av varamedlemmer

Den som er valgt som medlem til et folkevalgt organ plikter å delta på organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Med gyldig forfall menes sykdom eller andre vektige grunner som gjør det umulig eller uforholdsmessig byrdefullt å møte.

Kan et medlem av det folkevalgte organet eller et innkalt varamedlem ikke møte på grunn av gyldig forfall, skal den folkevalgte uten opphold melde forfall og oppgi forfallsgrunn i digitalt møteverktøy til møteleder samt meddele dette til gruppeleder. Varamedlemmene innkalles i den nummerorden de er valgt.

Hvis en folkevalgt ikke kan ivareta sitt verv uten at det fører til vesentlig ulempe, kan arbeidsgiverutvalget etter søknad frita den folkevalgte fra vervet midlertidig eller for resten av valgperioden etter reglene i koml. § 7-9. Ved varig forfall eller uttreden av verv, gjelder reglene i koml. § 7-10 for opprykk og nyvalg.

Nyvalg, suppleringsvalg og valg av settemedlemmer til folkevalgte organer oppnevnt og valgt av kommunestyret, skal behandles av kommunestyret selv.

§ 2-6 Adgang for andre til å delta i møtene

Ordføreren har møte-, tale- og forslagsrett i alle kommunale folkevalgte organer. I kontrollutvalget har ordføreren likevel bare møte- og talerett. Ordføreren har bare stemmerett i organer der vedkommende er valgt inn som medlem. Ordfører kan la seg representere av annet medlem av kommunestyret i organer hvor vedkommende ikke er medlem.

Kontrollutvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret når utvalgets saker behandles.

Kommunedirektøren har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale folkevalgte organer, unntatt kontrollutvalget.

Kommunedirektøren skal redegjøre, avklare og gi informasjon ved behov under saksbehandlingen i det folkevalgte organet, men skal ikke delta i den politiske debatten under møtebehandlingen.

Kommunedirektøren skal bidra til å avklare åpenbare misforståelser eller feil som kommer frem under behandlingen av den enkelte sak, herunder forslag som strider mot lov, forskrift eller lignende.

Kommunalt ansatt som etter særlov er tillagt særskilt myndighet, har rett og plikt til å møte ved behandling av saker innen sitt ansvarsområde.

Kommunale saksbehandlere og særlige sakkyndige kan gi opplysninger til saken under ordskiftet, dersom møteleder, kommunedirektøren eller hans/hennes stedfortreder i møtet ber dem om det. Utover dette har de ikke anledning til å delta i ordskiftet.

Ut over overstående tillates ikke at andre kan gis møte- eller talerett i møter i folkevalgte organer. 

§ 2-7 Informasjon og orienteringer i folkevalgte organer

Leder for det folkevalgte organ kan gi andre anledning til å gi informasjon før møtet settes, herunder foreninger, grupper o.l. som ønsker å gi en orientering om en særskilt sak eller et tema. Leder eller organet selv avgjør hvilke orienteringer de ønsker. Slik informasjon eller orientering bør samlet ikke overskride en time.

Leder for det folkevalgte organ og kommunedirektøren kan informere om aktuelle saker før møtet settes. Det gis inntil 15 minutter samlet til slike orienteringer. Informasjonen bør ha offentlig interesse. Det gis anledning til kort ordskifte innenfor tidsrammen. 

Leder av det folkevalgte organet kan be kommunedirektøren om opplysninger og redegjørelser. Redegjørelsene kan gis av andre ansatte enn kommunedirektøren selv, og de folkevalgte kan i samråd med kommunedirektøren avklare hvem det ønskes en redegjørelse fra.

Skriftlig orientering om saker som skal behandles i folkevalgt organ, skal følge saken frem til endelig vedtak.

Med møte menes lovlig innkalt møte med deltagelse av de folkevalgte. Trer det folkevalgte organet sammen for å bli orientert, eller forberede saker, følger dette lovens krav til møteprinsipp.

§ 2-8 Inhabilitet

Habilitetsreglene skal bidra til å sikre korrekte avgjørelser, opprettholde tilliten til kommunen, og beskytte de folkevalgte mot at det sås tvil om deres uavhengighet. Den som er inhabil kan ikke delta i behandlingen av saken vedkommende er inhabil i, eller i avgjørelsen av egen eller andres habilitet. 

Medlem av folkevalgt organ skal så tidlig som mulig melde fra til møtelederen om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil ved behandlingen av en sak. Det samme gjelder varamedlem som er innkalt til møte.  Dersom en folkevalgt eller møteleder er i tvil om den folkevalgte er inhabil i en sak, bør kommunedirektøren kontaktes for bistand til habilitetsvurdering i forkant av møtet der saken skal behandles.

Dersom en folkevalgt vet i forkant av møtet at denne er inhabil ved behandling av en sak, skal den folkevalgte selv melde fra til leder av organet samt til administrasjonen, slik at varamedlem kan innkalles til gjeldende sak.

Habilitetsvurderingen skal avgjøres av det aktuelle organet. Den folkevalgte redegjør selv for de faktiske forhold, og sitt eget syn på habilitetsspørsmålet. Den folkevalgte fratrer møtebordet ved behandlingen av habilitetsspørsmålet, og ved voteringen.

Er den folkevalgte erklært inhabil, kan denne ta plass blant tilhørerne og følge behandlingen av saken, med mindre saken skal behandles i lukket møte. Er møtet lukket må den inhabile forlate møterommet.

Avstemminger om habilitet, samt grunnlaget for vurderingen og hjemmel, skal alltid protokollføres.

Innser den folkevalgte først underveis i behandlingen av en sak at det kan reises spørsmål om vedkommendes habilitet, skal den folkevalgte umiddelbart melde fra til leder. Habilitetsspørsmålet skal da avgjøres før gjeldende sak behandles videre.

§ 2-9 Innsyn for folkevalgte

Kommunestyret har som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter, med de presiseringer som følger av reglene nedenfor. Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i alle dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ.

Minst tre medlemmer av et folkevalgt organ kan på vegne av organet kreve innsyn i alle saksdokumenter som omhandler de delene av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan minst tre medlemmer av et folkevalgt organ på vegne av organet kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak.

I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgte organers rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger i saker som ikke er til behandling i organet. Et folkevalgt organ kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn også i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. forvaltningslovens § 13b nr. 2 og 4. 

Dersom det skal gis innsyn i saker som skal behandles av folkevalgt organ inntrer innsynsretten fra det tidspunkt saken er fremlagt/utsendt til behandling i organet. 

Dersom folkevalgte organer ber om innsyn i saker som behandles av kommunedirektøren på delegert myndighet inntrer innsynsretten fra det tidspunkt dokumentet er ferdigbehandlet.

§ 2-10 Endring av partitilhørighet

Dersom en folkevalgt i løpet av valgperioden melder seg ut av det partiet vedkommende ble valgt inn for, skal den folkevalgte i møter, møteinnkallinger, protokoller o.l. omtales som uavhengig representant. Dette skal også gjelde om den folkevalgte melder seg inn i nytt parti. 

Uavhengige representanter plasseres uavhengig av den partigruppen man ble valgt inn på i kommunestyresalen.

Kapittel 3 – Gjennomføring av møter

§ 3-1 Åpning av møte

Møtet ledes av lederen for organet, eller nestlederen dersom lederen har forfall. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.

Møtelederen foretar opprop av medlemmene og de varamedlemmene som skal møte for fraværende medlemmer med gyldig forfall. Er minst halvparten av medlemmene til stede, erklærer møteleder organet vedtaksført og møtet for lovlig satt. Dersom det i forbindelse med oppropet kommer innvendinger mot noens rett til å ta sete i det folkevalgte organet, eller mot innkallingen, treffer organet først vedtak om dette.

Medlemmer eller varamedlemmer som møter etter at oppropet er gjennomført, skal melde seg til leder og avvente med å ta sitt sete til behandling av neste sak starter. 

§ 3-2 Møteorden

Møteleder er ansvarlig for god møtekultur og skal sørge for å opprettholde god orden i møtelokalet og i bygningen ellers. 

Leder skal se til at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret. 

Under møte skal det ikke uttrykkes hatefulle eller diskriminerende ytringer eller personangrep mot noen i forsamlingen eller andre, og det er ikke tillatt å lage støy eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall fra møtets deltagere eller publikum. Dokumenter, tegninger, plakater og lignende må ikke plasseres eller deles ut i møtelokalet eller tilstøtende rom, uten møteleders samtykke.

Overtres ordensreglene påtaler lederen dette overfor den eller de dette gjelder.

Om en folkevalgt ikke innretter seg etter møtelederens påtale, kan møtelederen ta ordet fra vedkommende og/eller ved avstemning la organet avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av behandlingen av saken eller resten av møtet.

Hvis tilhørere forstyrrer eller påvirker forhandlingene, eller ellers opptrer på en måte som strider mot ordensreglene eller god orden, kan møtelederen etter å ha påtalt den eller de dette gjelder, vise vedkommende tilhører(e) bort fra resten av behandlingen av saken eller resten av møtet.

Folkevalgte som møter i folkevalgte organer, skal kle seg på en verdig og respektabel måte. 

§ 3-3 Fratreden under møtet 

Fra møtet er satt til møtet er slutt kan ingen medlemmer forlate salen uten først å melde fra til leder. 

En folkevalgt som på grunn av gyldig forfall må forlate et pågående møte, melder straks fra til møteleder. Et varamedlem som er til stede, eller som kan kalles inn, trer inn for vedkommende. 

Et varamedlem viker sete når det faste medlemmet gjeninntrer ved behandling av neste sak. Det samme gjelder dersom det kommer et varamedlem som i nummerorden står foran vedkommende.

§ 3-4 Møteoffentlighet

Møtene i folkevalgte organer skal være åpne, med mindre det er påkrevet å lukke møtet med hjemmel i koml. § 11-5. 

Et folkevalgt organ skal vedta å lukke møtet for behandling av en enkelt sak når det foreligger risiko for å røpe opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, eller når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold.

Et folkevalgt organ kan også vedta å lukke møtet når hensynet til personvern krever det. Det samme gjelder når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil fremkomme opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter offentlighetsloven dersom de hadde stått i et dokument.

Behandling av spørsmål om å lukke møtet skal foregår i åpent møte med mindre møteleder eller det folkevalgte organet bestemmer noe annet. Avstemningen om lukking av møtet skal alltid skje i åpent møte. 

Vedtak om et møte skal lukkes eller ikke føres i møtebok/protokoll og hjemmelsgrunnlaget for avgjørelsen skal fremgå av denne.

Når en sak behandles for lukkede dører, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt.

§ 3-5 Rekkefølge for behandling av saker, endring av saksliste 

Med mindre det folkevalgte organet vedtar noe annet, behandles sakene i den rekkefølgen de er oppført på sakslisten. Saker der det er spørsmål om habilitet bør imidlertid behandles først i møtet, slik at eventuelle varamedlemmer som bare skal delta i disse sakene kan fratre når disse er behandlet. Punktene «Referatsaker» og «Eventuelt» behandles til slutt. Spørsmål eller orienteringer som skal tas under punktet «Eventuelt», meldes til møteleder ved møtets åpning.  

Organet kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på sakslisten før saken tas opp til votering, herunder sende saken tilbake til kommunedirektøren for ytterligere utredning. Et forslag om utsettelse skal debatteres separat og voteres over før man eventuelt går videre med realitetsbehandlingen.

Organet kan også behandle og fatte vedtak i sak som ikke er oppført på sakslisten, jf. § 2-2, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette. Dersom slike saker skal behandles, skal de gis et saksnummer og protokollføres før «Eventuelt» i møteboken.

Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller organet vedtar å utsette forhandlingene om den.  

Når en sak er satt opp på sakslisten kan den ikke trekkes. 

Ved behandling av klagesaker kan klager imidlertid etter alminnelige forvaltningsrettslige prinsipper trekke sin klage helt frem til klagen blir tatt opp til behandling av vedtaksorganet. Dersom klagen trekkes av klager skal det fremgå av møtebok/protokoll at klager har trukket sin sak før behandlingen startet, og at det som følge av dette ikke er fattet vedtak i saken.

§ 3-6 Møteleders redegjørelse – innledning av saken

Møteleder leser opp saksnummer, sakens tittel, og innstillingen i saken. Møteleder skal opplyse om eventuelle dokumenter som er registrert på saken etter at den ble sendt ut, og gjøre oppmerksom på eventuelle tidligere behandlinger av saken. Deretter redegjøres for øvrig for saken i den utstrekning det er påkrevet.

Dersom det foreligger innkomne habilitetsspørsmål, skal dette avgjøres før saken tas opp til behandling.

Møteleder tar deretter saken opp til debatt.

§ 3-7 Gjennomføring av debatten

Møteleder spør ved innledning til debatten om noen av organets medlemmer vil ha ordet i saken. Medlemmene ber om innlegg ved håndsopprekning. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. 

Taleren skal henvende seg til ordfører/møteleder, ikke til forsamlingen, uavhengig av om det er ordfører/varaordfører eller leder/nestleder som leder møtet. Taleren skal holde seg til den sak eller den del av saken som ordskiftet gjelder. 

Folkevalgte kan be om replikk med V-tegn med hånden. Etter hvert innlegg kan det kreves inntil to replikker. Replikk tildeles de to første som melder seg. En replikk skal være et tilsvar til talerens innlegg, og kan avsluttes med et spørsmål.

Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det gjøres for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet eller for å rette misforståelser fra talerens side.

Finner leder at en sak er ferdig drøftet, kan leder avslutte ordskiftet og foreslå strek satt. Organet kan da med alminnelig flertall vedta at ingen flere representanter kan be om å få ordet for nye innlegg. Det bør ikke fremmes nye forslag etter at strek er satt.

For kommunestyret gjelder egne regler for taletid og gjennomføring av debatt. Det vises til reglementets del 2.

§ 3-8 Fremsettelse av forslag i møtet 

Møtende medlemmer og varamedlemmer, samt ordfører, kan komme med forslag til vedtak i sakene på sakslisten.

Alle forslag, unntatt forslag til valg, ansettelse og utsettelse av saken, skal fremmes skriftlig ved hjelp av digitalt møteverktøy.

Forslaget er likevel ikke å anse som fremmet for det folkevalgte organet før medlemmet har lest opp sitt forslag i møtet, jf. § 2-4. Forslag som ikke fremsettes korrekt skal avvises. Ved fremføring av forslag til ramme- og budsjettsaker kan henvisning til publisert vedlegg erstatte full opplesing.

Møteleder skal avklare med forslagsstiller om alternativ avstemning eller punktvis avstemning skal benyttes for disse forslag. I alle andre tilfeller der dette ikke er regulert i loven, fremmer møteleder forslag om hvordan voteringen skal gjennomføres. Dersom medlemmer av organet krever det, bestemmer organet avstemningsform ved flertallsvedtak.

Forslag som blir trukket under ordskiftet skal slettes fra møtebok/protokoll, med mindre slik protokollering er nødvendig for å oppfylle lovbestemte krav.

§ 3-9 Vedtaksførhet og avstemning 

Når ordskiftet er slutt, varsler leder at saken tas opp til avstemning. Fra det tidspunktet er det ikke anledning til å diskutere saken ytterligere, fremme nye forslag, eller å ta en annen sak opp til behandling.

Folkevalgt organ kan bare treffe vedtak i en sak når minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. Bare de medlemmer som er til stede i møtet i det øyeblikk saken tas opp til avstemning har rett og plikt til å stemme. Medlemmene kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig. Ved valg og ansettelser er det adgang til å stemme blankt.

Er saken delt opp, eller det skal stemmes punktvis eller delvis over innstillingen, eller det skal stemmes over ett eller flere tilleggs- eller endringsforslag, fremsetter møtelederen forslag om rekkefølgen på avstemmingen. Blir det ordskifte om dette, skal leder se til at talerne bare holder seg til avstemningsspørsmålet.

Før endelig avstemning i en sak, kan det folkevalgte organet vedta prøveavstemninger som ikke er bindende.

Avstemming i folkevalgt organ kan gjennomføres på en av følgende måter:

1. Ved stilltiende godkjenning. Leder skal forsikre seg om at ingen av organets medlemmer ønsker annen avstemmingsordning, eller uttaler seg mot forslaget som lederen fremsetter.
2. Åpen votering der møtelederen oppfordrer medlemmene til å avgi stemmetegn. Når lederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontraprøveavstemning. Innstillingen voteres over i sin helhet.

§ 3-10 Protokoll/møtebok

Det skal føres protokoll over forhandlingene i folkevalgte organer.

I protokollen skal det føres opplysninger om:

• Innkallingen, møtetid, varighet og møtested for møtet.
• Hvem som møtte og hvem som var fraværende. Trer noen fra eller til under forhandlingene, føres dette slik at protokollen sammenholdt med medlemsfortegnelsen viser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak.
• Behandling av forfall og spørsmål om inhabilitet. Ved behandling av habilitetsspørsmål skal avstemmingen, avgjørelsen, den mulige inhabilitetsgrunnen og hjemmel for avgjørelsen protokolleres.
• Vedtak og avstemmingsresultat om et møte skal lukkes eller ikke, herunder om debatt ble gjennomført i åpent eller lukket møte. Hjemmelsgrunnlaget for vurderingen av å lukke møtet skal fremgå av protokoll.
• Hvilke saker som ble behandlet, herunder «Referatsaker» og «Eventuelt».
• Fremsatte forslag, med mindre de er trukket og lovlig kan slettes.
• Avstemninger og vedtak. Under hver sak protokolleres de forslag som er blitt fremsatt, med avstemningsresultat. Referatsaker, dvs. notater, brev, orienteringer, presentasjoner o.l. som ikke er tilknyttet en oppført sak, skal også protokolleres.
• Eventuelle protokolltilførsler og mindretallsanker.
• Skriftlige spørsmål og svar fra møteleder.

Sakenes behandling føres kronologisk i protokollen slik at det tydelig fremgår hva sakene gjelder.

Det skal fremkomme av protokollen at vedtak er fattet etter riktig fremgangsmåte. I alle folkevalgte organer unntatt kommunestyret, føres mindretallet opp i protokollen med navn og partitilhørighet.

Foreløpig protokoll offentliggjøres innen 48 timer etter gjennomført møte, og endelig protokoll godkjennes normalt som første sak på neste møte. Godkjent protokoll med eventuelle korrigeringer skal offentliggjøres uten ugrunnet opphold. 

Møteprotokoller er offentlige. Vedtak i saker som er unntatt offentlighet skal merkes tydelig, og disse skal fremgå av en egen versjon av protokollen som unntas offentligheten.

§ 3-11 Protokolltilførsel 

Møtende medlem av det folkevalgte organet har rett til å tilføre en kort protokolltilførsel. Protokolltilførsel bør varsles under behandling av den aktuelle sak og kan fremmes umiddelbart etter avstemningen, før neste sak tas opp til behandling.

Protokolltilførsel som ikke er løftet under behandling av selve saken, kan fremmes under «Eventuelt». Det må refereres til saksnummer og navn på saken. Ordskifte tillates ikke.

Protokolltilførsel skal fremmes skriftlig ved hjelp av digitalt møteverktøy før møtet heves. 

Protokolltilførsel kan nektes hvis den har en sjikanerende form eller er unødig omfattende. 

Dersom møteleder eller andre møtedeltakere mener en fremsatt protokolltilførsel har en sjikanerende form eller er unødig omfattende, skal organet ved flertallsvedtak avgjøre om protokolltilførselen skal tillates tatt inn i protokollen eller ikke.

§ 3-12 Mindretallsanke fra formannskap og hovedutvalg

I saker der formannskapet eller hovedutvalgene har fått delegert myndighet fra kommunestyret, kan ett medlem eller kommunedirektøren kreve saken fremlagt for sitt nærmeste overordnede organ for avgjørelse. Kravet må fremmes senest innen møtets slutt, fortrinnsvis umiddelbart etter votering i saken det gjelder. 

I saker hvor mindretallsanke fremsettes, anses endelig vedtak først fattet når ankeinstansen har avgjort saken. I protokollen fra førsteinstansen protokolleres avstemningsresultatet, men dette angis ikke som et vedtak. 

Kommunedirektøren skal uten opphold varsle berørte parter om at det er mindretallsanke og hvilken betydning dette får for partene i saken, herunder at det ikke er fattet vedtak før det overordnede organet har behandlet saken.

Mindretallsanke kan kun benyttes overfor avstemningsresultater som ellers ville avgjort realiteten i en sak. Mindretallsanke kan ikke benyttes overfor prosessuelle beslutninger, som for eksempel beslutning om å utsette behandlingen av en sak.

Adgang til mindretallsanke gjelder ikke i en sak som er undergitt rett til partsklage og sak som behandles av formannskapet som ankeinstans etter denne bestemmelsen. Formannskapet kan imidlertid beslutte å fremme saken til kommunestyret for avgjørelse.

Adgangen til å fremsette mindretallsanke gjelder ikke for enkeltvedtak dersom forvaltningsloven er til hinder for omgjøring av vedtak, jf. forvaltningsloven § 2 a og b), jf. § 35.

§ 3-13 Omgjøring av vedtak

Krav om omgjøring av vedtak fra parter eller andre med rettslig interesse i saker som ikke kan påklages etter ordinære klageregler, skal fremmes for det folkevalgte organet som traff vedtaket. Dersom vilkårene for å vurdere omgjøring etter forvaltningsloven § 35 er oppfylt, kan organet beslutte at saken skal behandles på nytt. 

Det skal vurderes om det er nødvendig å sende ut forhåndsvarsel om omgjøring til berørte parter.

Organet som behandler omgjøringsspørsmålet kan beslutte å omgjøre eget vedtak, opprettholde eget vedtak, eller sende spørsmålet om omgjøring til overordnet organ for avgjørelse.

§ 3-14 Lovlighetskontroll

Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan i felleskap kreve lovlighetskontroll av vedtak truffet av folkevalgte organer eller av kommunedirektøren. Krav om lovlighetskontroll må fremsettes for det organet som har truffet den aktuelle avgjørelsen innen 3 uker etter vedtak ble fattet. 

Dersom det på samme tid er fremmet både klage fra en part eller en med rettslig klageinteresse (forvaltningsklage) og lovlighetsklage, skal forvaltningsklagen avgjøres før lovlighetsklagen behandles.

Følgende kan lovlighetskontrolleres:

1. endelig vedtak som er truffet av et folkevalgt organ eller den kommunale administrasjonen
2. vedtak om et møte skal holdes for åpne eller lukkede dører
3. vedtak som gjelder spørsmål om inhabilitet

Følgende kan ikke lovlighetskontrolleres:

1. andre prosessledende avgjørelser enn de som er omtalt i første ledd bokstav b og c
2. vedtak om ansettelse, oppsigelse eller avskjed
3. spørsmål om et vedtak er i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av lov om offentlig anskaffelser

Hvis organet som behandler lovlighetsklagen opprettholder vedtaket, skal saken sendes til Statsforvalteren for avgjørelse, jf. koml. § 27-1.

§ 3-15 Alminnelig forespørsel – muntlig spørsmål

Et hvert medlem av et folkevalgt organ kan rette forespørsler til møtelederen, også om saker som ikke står på dagsorden. 

Spørsmål meldes som hovedregel ved møtets start, og behandles under «Eventuelt» på sakslisten, med mindre annet er angitt særskilt for organet. Spørsmål skal være formulert som korte og presise spørsmål uten utredninger. Slike spørsmål krever ikke skriftlig svar fra møteleder. Fremleggelse av spørsmål bør ikke vare i mer enn 2 minutter. 

Møteleder avgjør om forespørselen skal besvares i møtet, eller i et senere møte.

§ 3-16 Skriftlige spørsmål om saker som ikke står på sakskartet

Et slikt spørsmål er en skriftlig forespørsel til møtelederen som gjelder konkrete forhold eller saker. Skriftlige spørsmål benyttes ikke i kommunestyret – her benyttes interpellasjoner, se reglementets § 4-9.

Medlemmer og varamedlemmer som skal delta i det folkevalgte organets møte kan, innen 48 timer før møtet, skriftlig meddele spørsmål til møtelederen med kopi til administrasjonen, som videresender kopi av spørsmålet til organets medlemmer og kommunedirektøren.

Spørsmål som stilles vedrørende saker oppført på sakslisten, skal avvises. 

Møteleder avgjør om vedkommende selv eller kommunedirektøren besvarer spørsmålet. Møteleder kan beslutte at spørsmålet ikke vil bli besvart i møte, men at svar på spørsmålet vil bli gitt i neste møte. 

Det gis anledning til et kort ordskifte for spørsmål som stilles, med mindre det folkevalgte organet bestemmer annet. 

§ 3-17 Ad-hoc utvalg og arbeidsutvalg 

Kommunestyret kan nedsette et eller flere ad-hoc utvalg til å behandle spesielle og avgrensede oppgaver. Det skal utarbeides mandat for ad-hoc utvalg der medlemstall, arbeidsområde, eventuell myndighet og funksjonstid fastlegges av kommunestyret, som også velger leder og nestleder. Når utvalget har fullført sitt mandat, avvikles utvalget. 

Formannskapet og hovedutvalgene kan opprette arbeidsutvalg etter behov. Det skal utarbeides mandat for arbeidsutvalg, der medlemstall, arbeidsområde, eventuell myndighet og funksjonstid fastlegges av hovedutvalget, som også velger leder og nestleder. Når utvalget har fullført sitt mandat, avvikles utvalget. 

For saksbehandlingen gjelder dette reglement så langt det passer.

§ 3-18 Fjernmøter

Kommunestyret, formannskap og hovedutvalgene kan selv beslutte at et møte skal holdes som fjernmøte hvor deltakerne ikke sitter i samme lokale, men via tekniske hjelpemidler kan se, høre og kommunisere med hverandre, jf. kommuneloven § 11-7 annet ledd. Det er ikke anledning til å kombinere møteformen slik at bare ett eller enkelte folkevalgte deltar via fjernmøte. 

Fjernmøter skal som hovedregel bare avholdes når det er påkrevd å få avgjort en sak, eller i de tilfeller det ellers er nødvendig å avholde møte før det er mulig å innkalle til et ordinært fysisk møte. Dersom fjernmøte ikke er påkrevd, kan fjernmøte bare avholdes når organets saksmengde, sakenes kompleksitet og forholdene ellers ikke er til hinder for slik gjennomføring. 

Beslutningen gjøres med simpelt flertall, med mindre kommuneloven bestemmer noe annet. Når fjernmøte ikke er påkrevd, kan 1/3 av organets medlemmer kreve at saker utsettes til det kan avholdes ordinært fysisk møte. 

Kommunikasjonen i møtet skal foregå uten nevneverdig tidsforsinkelse (sanntid). 

Et møte som skal lukkes etter kommuneloven § 11-5 annet ledd kan bare avholdes som fjernmøte i den grad dette er påkrevd og ikke er i strid med lov. 

Fjernmøtene skal avholdes som åpne møter slik at alle som ønsker kan følge møtene i sanntid, med mindre disse lukkes etter kommuneloven § 11-5. Unntak fra kravet til samtidig åpenhet kan bare gjøres dersom kommunen på grunn av uforutsette forhold ikke har tekniske løsninger for å sikre at allmennheten får tilgang til møtet, møte er påkrevd, og slikt unntak ikke er i strid med lov. Dersom møtet gjennomføres uten samtidig åpenhet skal det gjøres opptak av møtet som gjøres tilgjengelig for allmenheten i ettertid. 

Øvrige bestemmelser om møter i dette reglementet gjelder også for fjernmøter så langt de passer.

§ 3-19 Hastesaker 

Formannskapet og ordfører har etter delegeringsreglementet myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle ha vært avgjort av et annet organ, når det er nødvendig å treffe et vedtak så raskt at det ikke er tid eller anledning til å innkalle det organet som skulle ha avgjort saken. Denne myndigheten skal alltid avveies mot muligheten for å behandle saker i rett organ i et hastefjernmøte eller ved skriftlig behandling.

§ 3-20 Hastefjernmøte 

Lederen av et folkevalgt organ kan i samråd med ordfører beslutte å behandle en sak i hastefjernmøte hvis det er påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, og det ikke er tid eller anledning til å holde et ekstraordinært fysisk møte. 

Ved hastefjernmøte kan medlemmene kalles inn til møtet med kortere frist enn etter ordinære regler. Hvis en tredjedel av organets medlemmer krever det, skal saken utsettes til det kan holdes et ordinært møte. 

§ 3-21 Skriftlig saksbehandling

Lederen av et folkevalgt organ kan, der slik myndighet følger av dette reglementet eller delegeringsreglementet, eller i samråd med ordfører, beslutte å behandle en sak skriftlig hvis det er påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, men saken ikke haster så mye, eller er så viktig, at et hastefjernmøte eller ekstraordinært møte anses nødvendig.

Dersom en sak skal behandles skriftlig skal sakens dokumenter med forslag til vedtak sendes samtidig til alle organets medlemmer. Forslaget anses som vedtatt hvis samtlige medlemmer skriftlig slutter seg til at vedtaket treffes etter skriftlig saksbehandling, og gir sin tilslutning til det framlagte forslaget.