Saksbehandlingsreglement

1. Innledning

Folkevalgte og ansattes adferd og holdninger danner grunnlaget for innbyggernes tillit til kommunen. Folkevalgte og ansatte i Sandefjord kommune skal arbeide for fellesskapets beste og i tråd med lover og regler, kommunens verdigrunnlag og politiske vedtak. De skal utføre sine oppgaver og opptre på en måte som ikke skader kommunens omdømme og tillit i befolkningen. Alle har ansvar for at åpenhet og ansvarlighet kjennetegner enhver del av organisasjonen og at det tas aktivt avstand fra uetisk forvaltningspraksis. Alle ansatte har rett til å ytre seg. 1

1.1 Formål

Sandefjord kommunes etiske reglement definerer en felles etisk standard for folkevalgte og ansatte. Reglementet skal bidra til å sikre god etisk praksis. 

1.2 Forventninger

Som forvaltere av samfunnets fellesmidler stiller kommunen høye krav til folkevalgte og den enkelte ansattes etiske holdninger. Alle plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Alle ansatte plikter også å forholde seg lojalt til beslutninger og vedtak, være konstruktive i samarbeidsrelasjoner og legge til rette for trygge meningsutvekslinger og et positivt arbeidsmiljø

1.3 Ansvar

Ansatte i Sandefjord kommune skal bidra til å bygge en organisasjonskultur basert på verdiene åpenhet og ansvarlighet. Ledere skal også sørge for at organisasjonen er seg bevisst de etiske krav som stilles i kommunen – og at brudd på lover og regler blir håndtert. 

Alle ansatte i Sandefjord kommune har et personlig og selvstendig ansvar for å følge kommunens etiske reglement. Dersom de er usikre på hva som er forsvarlig praktisering, skal de søke råd og veiledning hos sin nærmeste leder.

2. Hoveddel

Etisk reglement Sandefjord kommune skal gjennom åpenhet og ansvarlighet være en tillitsskapende virksomhet.

2.1 Møte med kommunens innbyggere

Folkevalgte og ansattes adferd danner grunnlaget for innbyggernes tillit til kommunen. Alle skal opptre på en måte som er i tråd med kommunens holdninger i forhold til likestilling, inkludering og mangfold, og ta aktivt avstand fra all uetisk praksis.

Ansatte i Sandefjord kommune skal møte innbyggere og kolleger med åpenhet og ansvarlighet. Faglige kunnskaper og faglig skjønn skal ligge til grunn for rådgivning, myndighetsutøvelse og tjenesteyting.

2.2 Likestilling, inkludering og mangfold

I Sandefjord kommune er det nulltoleranse for mobbing, trakassering og diskriminering. Likestilling, inkludering og mangfold er en forutsetning for at virksomheten er en god arbeidsplass for alle å jobbe i. Alle mennesker, uavhengig av kjønn, alder, etnisitet, religion eller livssyn, funksjonsevne, seksuell orientering, kjønnsuttrykk eller kjønnsidentitet deltar med sine ressurser.

2.3 Nære relasjoner

Nære relasjoner på tjenestestedet skal unngås for å avverge fremtidige situasjoner med interesse- og lojalitetskonflikter, samt for å skåne ansatte for situasjoner der de kan være partiske. Med nære relasjoner menes familiemedlemmer (foreldre/barn), ektefeller, kjærester, svogerskap osv. Nære relasjoner på tjenestestedet skal med samme bakgrunn heller ikke forekomme i overordnet og/eller underordnet linje. 

Intime forhold eller annen uforsvarlig adferd mellom bruker/pasient og ansatt skal ikke forekomme. Dette gjelder også folkevalgte ved arrangementer i kommunal regi.

2.4 Taushet og fortrolighet

Fortrolig opplysninger som kommunens folkevalgte og ansatte mottar i forbindelse med sitt arbeid, skal forvaltes i henhold til lover og regler. Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidsforholdet i kommunen er avsluttet.

2.5 Forvaltning av samfunnets fellesmidler

Folkevalgte og ansatte i Sandefjord kommune skal være bevisste på at de forvalter samfunnets fellesmidler på vegne av innbyggerne. Kommunens ansatte plikter å ta vare på kommunens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte. 

Lov om offentlige anskaffelser legger premissene for hvordan offentlige innkjøp skal foregå. Saksbehandling og beslutninger i forbindelse med innkjøp på vegne av Sandefjord kommune skal skje i samsvar med de til enhver tid gjeldende rutiner for økonomi og innkjøp. 

2.6 Habilitet

Innkjøpsordninger, rammeavtaler og rabattavtaler omfatter kommunens egen innkjøp og kan ikke benyttes av ansatte, folkevalgte eller andre.

Folkevalgte og ansatte skal opptre upartisk og praktisere likebehandling. Alle som treffer beslutninger og tilrettelegger for beslutninger i Sandefjord kommune, er bundet av forvaltningslovens habilitetsregler. Ansatte har en selvstendig plikt til å varsle overordnede om inhabilitet slik at de kan fritas fra videre befatning med saken. Ved tvil om inhabilitet skal den ansatte forelegge spørsmålet for sin nærmeste leder. For folkevalgte skal spørsmålet om habilitet reises for organet.

Kommunens folkevalgte og ansatte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette gjelder også tilfeller som ikke rammes av forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom en medarbeiders personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak som en har faglig ansvar for, eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal dette tas opp med nærmeste leder, slik at habiliteten kan vurderes.

2.7 Gaver og andre fordeler i tjenesten

Folkevalgte og ansatte skal ikke ta imot gaver, reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre ytelser og fordeler som kan være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak. Folkevalgte og ansatte kan ikke ta imot ytelser eller gaver som kan bli oppfattet som forsøk på påvirkning eller som kan stille folkevalgte og ansatte i et uheldig lys. Det er uansett ikke anledning til å motta gaver, blomster og lignende til en verdi over kr. 500,-.

Tilbud om gaver eller fordeler for å innta et bestemt standpunkt i enkeltsaker skal avslås og rapporteres til nærmeste leder. Folkevalgte rapporterer tilsvarende til ordfører. Mottatte gaver skal returneres avsender sammen med et brev som redegjør for kommunens etiske reglement.

Dersom kommunen (herunder enkelte enheter innenfor kommunen) blir tilgodesett med en gave fra publikum/innbyggere/brukere gjennom direkte overlevering, testamente, vedtekter eller lignende, skal dette rapporteres til rådmannen, som beslutter og behandler gaven etter gjeldende rutine for gaver gitt til Sandefjord kommune.

2.8 Privat bruk av kommunens utstyr

Kommunens maskiner, transportmidler og annet utstyr skal kun benyttes i kommunens tjeneste.

2.9 Bierverv

Ansatte plikter ved tiltredelse, og så lenge arbeidsforholdet varer, på forhånd å informere kommunen om biarbeid, verv og/eller annet lønnet oppdrag. Ansatte i Sandefjord kommune skal ikke ha biarbeid, verv eller annet lønnet oppdrag som er uforenlig med kommunens interesser, eller som er egnet til å svekke tilliten til kommunen. Ansatte kan ikke uten arbeidsgivers tillatelse inneha annet lønnet arbeid eller drive næringsvirksomhet som er av et slikt omfang at det kan gå ut over ansattes arbeidsytelse i kommunen.

2.10 Offisielle sammenhenger og tjenestereiser

Folkevalgte og ansatte skal ha et bevisst forhold til sin egen opptreden i offisielle sammenhenger og på tjenestereiser. I slike sammenhenger vil den enkelte arbeidstaker og folkevalgte først og fremst bli oppfattet som representant for Sandefjord kommune. Det forventes at ansatte og folkevalgte opptrer på en måte som ikke kan skade kommunens omdømme.

2.11 Åpenhet

Sandefjord kommune skal gi offentligheten merinnsyn i den kommunale forvaltning. Kommunen har en generell aktiv informasjonsplikt. Kommunens ansatte skal alltid gi korrekte og tilstrekkelige opplysninger til innbyggere, organisasjoner, selskaper og andre myndigheter.

2.12 Ansattes ytringsfrihet og rett til å varsle

Kommunens ansatte kan delta i samfunnsdebatten og gi uttrykk for sine meninger, samt uttale seg på egne vegne.

Alle ansatte oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold. Å varsle er å si ifra om kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Det er et mål for Sandefjord kommune at slike forhold avdekkes og følges opp.

Ansatte som opplever eller oppdager kritikkverdige eller uetiske forhold skal melde dette videre. Varsling av kritikkverdige forhold skal fortrinnsvis skje til nærmeste leder eller leders overordnede. Andre måter ansatte kan varsle på er til tillitsvalgte, verneombud, varslingssekretariat eller tilsynsmyndighet. Ved varsel om kritikkverdige forhold knyttet til kommunens ordfører, rådmann og folkevalgte skal varselet rettes til ekstern tilsynsmyndighet eller til det advokatfirma som Sandefjord kommune til enhver tid benytter

2.13 Digitale kommunikasjonsverktøy og sosiale medier

Digitale kommunikasjonsverktøy må brukes med nødvendig bevissthet. Personsensitive og konfidensielle opplysninger må ikke behandles på en måte som gjør dem tilgjengelig for uvedkommende.

Folkevalgte og ansatte skal i ytringer på internett og i sosiale medier sikre at det ikke oppstår utydelighet i forhold til rolleutøvelse. Hvis man får en henvendelse av profesjonell karakter skal man videreformidle den til rette instans. Man skal ikke saksbehandle i sosiale medier.

Hver ansatt har et individuelt ansvar for bruk av sosiale medier og digitale kommunikasjonsverktøy. Kolleger, arbeidsmiljø og brukere/ elever/pasienter skal ikke bli belastet som følge av den enkeltes publiseringer og meldinger.

3. Avslutning

3.1 Brudd på etisk reglement

Brudd på etisk reglement kan i henhold til arbeidsreglementet bli behandlet som disiplinær reaksjon.

3.2 Fortolkninger, tvist og implementering

Redaksjonelle endringer kan gjøres av rådmannen. Kommunestyrets representanter med vara, utvalg, nemder og arbeidstakere bekrefter med signatur for at kommunens etiske reglement er lest og forstått.

Det etiske reglementet skal revideres hvert fjerde år, etter valg av nytt kommunestyret, første gang i 2023.

Sandefjord kommune 2020, vedtatt kommunestyret sak 050/20 den 28.05.2020