Saksbehandlingsreglement

Kapittel 4 – Særskilte regler for kommunestyret

§ 4-1 Sammensetning 

Kommunestyret skal ha 45 medlemmer som blir valgt for fire år av gangen etter reglene i valgloven (valgperioden).

Kommunestyret kan selv vedta å endre antallet medlemmer senest 31. desember i nest siste år av valgperioden, med virkning for kommende valgperiode.

§ 4-2 Myndighet og ansvarsområde

Kommunestyret er det øverste organet i Sandefjord kommune. Kommunestyret treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov, forskrift eller delegeringsvedtak.  

Kommunestyret står fritt til å delegere avgjørelsesmyndighet, med mindre det følger begrensninger (delegeringssperre) av kommuneloven eller i særlov. Kommunestyrets delegasjoner følger av delegeringsreglementet. 

Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen og kan forlange enhver sak lagt frem for seg til orientering eller avgjørelse. 

Kommunestyret kan omgjøre vedtak truffet av andre folkevalgte organer eller av administrasjonen, i samme utstrekning som disse selv kunne ha omgjort vedtaket, jf. også § 3-13. 

§ 4-3 Møteleder

Kommunestyremøter ledes av ordføreren eller varaordføreren. 

På møter i kommunestyret skal ordfører overlate møteledelsen til varaordfører dersom ordfører selv ønsker å delta i ordskiftet. Uavhengig av om det er ordfører eller varaordfører som leder møtet skal talerne henvende seg til ordfører.

Hvis begge har forfall, velger kommunestyret med alminnelig flertall en setteordfører og settevaraordfører blant medlemmene. Dersom møtet ved ordførers forfall ledes av varaordføreren, velges på tilsvarende måte en settevaraordfører. Dersom varaordføreren har forfall, velges en settevaraordfører.

§ 4-4 Opposisjonsleder

Mindretallet i kommunestyret skal utpeke en opposisjonsleder.

Dersom mindretallet/opposisjonen i kommunestyret ikke klarer å enes om å utpeke en opposisjonsleder, anses kandidaten som er leder for det partiet som har flest representanter blant kommunestyrets opposisjon som opposisjonsleder. 

§ 4-5 Spørretime

Før kommunestyrets ordinære møter settes, gjennomføres inntil 30 minutters offentlig spørretid for publikum. 

Alle personer som har stemmerett i kommunen, med unntak av kommunestyrets medlemmer, kan – ved eget fremmøte, ved stedfortreder, eller i brevs form – stille spørsmål til ordføreren, kommunestyret, det enkelte parti, eller det enkelte medlem av kommunestyret. Rettes spørsmålet til kommunestyret, avgjør ordføreren hvem som skal besvare spørsmålet.

Spørsmålet skal som hovedregel sendes skriftlig til ordfører senest 3 virkedager før kommunestyremøtet, møtedagen ikke medregnet. Ordføreren formidler spørsmålene umiddelbart videre til den spørsmålet er stilet til. Spørsmål kan også stilles direkte i kommunestyremøtet, men da må spørsmålsstiller melde dette inn til ordfører senest kl. 12.00 dagen før møtedagen.  

Spørsmål som stilles direkte i kommunestyrets møte, kan utsettes av ordfører eller avvises av kommunestyret dersom det ikke kan gis et forsvarlig svar uten nærmere undersøkelser.

Følgende retningslinjer gjelder spørsmål etter bestemmelsen:

1. Spørsmålene må gjelde kommunale forhold, og være av allmenn interesse for kommunens innbyggere.
2. Spørsmål om saker på sakslisten avvises.
3. Spørsmål om saker som etter ordførerens oppfatning bør stilles til administrasjonen avvises.
4. Spørsmålene skal være korte, og det bør normalt ta kun to minutter å stille dem og omtrent samme tid å besvare dem. Det gis anledning for spørreren til to korte tilleggsspørsmål/replikker (maks 1 minutt pr. spørsmål).

Foreligger det ingen spørsmål ved møtets begynnelse, eller utnyttes ikke spørretiden fullt ut, starter kommunestyret behandling av sakene på sakslisten.

§ 4-6 Gjennomføringen av møter

I kommunestyret holdes innlegg fra talerstolen.

I saker som fremlegges for kommunestyret til behandling, skal det som hovedregel foreligge innstilling fra formannskapet. Innstillingen skal inneholde forslag til vedtak, men dette kan unnlates når det gjelder valg eller ansettelse.

Formannskapets innstilling til handlingsprogram/økonomiplan, med de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles av kommunestyret.

§ 4-7 Rekkefølgen for behandling av sakene

Umiddelbart før kommunestyrets møter settes, gjennomføres det inntil 30 minutters offentlig spørretid i møtesalen, jf. dette reglementet § 4-4.

Etter at møtet er satt behandles interpellasjoner, og deretter muntlige spørsmål. Deretter godkjennes protokoll fra forrige møte. Dernest behandles sakene i den rekkefølge de er satt opp på sakslisten. Innbyggerforslag etter kommuneloven § 12-1, behandles som egen sak på sakslisten.

Interpellasjoner behandles før de øvrige saker, uten hensyn til deres mulige saksnummer i innkallingen.

Sakspunktet «Eventuelt» benyttes ikke i kommunestyret.

Kommunestyret kan vedta en annen rekkefølge enn det som følger av denne bestemmelsen.

§ 4-8 Taletid - begrensning og avslutning av ordskiftet. Replikkordskifte.

Ved behandling av saker som er oppført på sakslisten, skal det som hovedregel være en maksimal taletid på tre minutter. Partigruppenes hovedinnlegg får maksimalt 5 minutter.

Kommunestyret kan med alminnelig flertall for den enkelte sak eller for resten av møtet, beslutte at det skal gjelde kortere eller lengre taletid for hvert innlegg. 

Møtelederen kan tillate korte replikker i tilknytning til den siste talers innlegg, jf. dette reglementets § 3-7, såfremt det vil være av betydning for det videre ordskifte. En replikk skal ikke overstige ett minutts varighet, og en taler kan under et slikt replikkordskifte ikke få ordet mer enn én gang. Den som holdt innlegget som utløste replikkordskiftet, kan svare på replikken(e) ved en duplikk, som begrenses til maksimalt to minutter. 

Den enkelte gruppes tidsbegrensning ved hovedinnlegg i ramme- og budsjettsaker avgjøres ved møtestart.

§ 4-9 Interpellasjoner

Interpellasjoner benyttes når det er ønske om å ta opp begrunnede og konkrete prinsipielle spørsmål i kommunestyret. Interpellasjoner rettes til ordfører.

Interpellasjoner behandles som første sak i kommunestyremøter.

Interpellasjoner kan ikke stilles om saker som er til behandling i kommunale folkevalgte organer, eller med samme innhold som en allerede fremsatt interpellasjon som ennå ikke er besvart. 

Interpellasjonen skal være kort, og den skal ikke inneholde forslag til vedtak, begrunnelse eller kommentarer utover det som er nødvendig for å klargjøre interpellasjonen. Interpellasjonen bør maksimalt være ½ A4-side (maks ca. 2300 tegn). 

Dersom interpellasjonen ikke oppfyller overstående, skal ordfører be kommunestyret avvise interpellasjonen.

Interpellasjonen må være innlevert skriftlig til ordfører og administrasjonen senest 48 timer før kommunestyremøtet. 

Dersom det innkommer flere interpellasjoner om samme sak gis den som har innsendt interpellasjonen først rett til å fremme denne, og de øvrige faller bort. Ved lik tidsprioritet foretar ordføreren loddtrekning sammen med kommunedirektøren.

Ordfører offentliggjør interpellasjoner og interpellasjonssvarene innen møtestart.

Saken innledes med at interpellanten, eller den interpellanten utpeker i sitt sted, leser opp interpellasjonen. Ordfører, eller den ordfører utpeker, besvarer interpellasjoner. Ved behandling av interpellasjoner kan interpellanten, ordfører/den som svarer, kommunedirektøren og gruppelederne for de politiske partier få ordet to ganger. For øvrig kan medlemmene få ordet én gang hver.

Taletiden ved behandling av interpellasjoner er begrenset til fem minutter for første innlegg av interpellanten og den som svarer på interpellasjonen. Ellers er taletiden tre minutter.

Behandlingen av én interpellasjon må ikke vare mer enn en halv time, og behandlingen av interpellasjoner i møtet må samlet ikke går ut over 1 time. Ubehandlede interpellasjoner utsettes til neste møte, eller behandles i slutten av møtet etter forslag fra ordfører og vedtak av kommunestyret med alminnelig flertall.

Eventuelle forslag som fremsettes i forbindelse med interpellasjoner behandles etter reglene i dette reglementets § 3-5 tredje avsnitt.

§ 4-10 Innbyggerforslag

Innbyggerne i kommunen kan fremme forslag som gjelder kommunens virksomhet etter reglene i koml. § 12-1.

Innbyggerforslag skal først forelegges det folkevalgte organ som ivaretar ansvarsområdet som innbyggerforslaget omhandler til uttalelse, før det fremmes for behandling i kommunestyret. 

Før saken tas opp til behandling i kommunestyret, avklares det om forslaget oppfyller lovens vilkår. 

Ordføreren fremlegger saken for kommunestyret. Kommunestyret skal selv ta stilling til forslag som fremmes, også om forslag skal avvises.

Kapittel 5 – Særskilte regler for formannskapet

§ 5-1 Valg og sammensetning 

Formannskapet velges av kommunestyret selv og skal ha 13 medlemmer.

Medlemmer og varamedlemmer til formannskapet velges for hele valgperioden blant medlemmene av kommunestyret. Blant medlemmene av formannskapet velger kommunestyret ordfører og varaordfører.

Antall varamedlemmer for hvert parti/gruppe skal være inntil to flere enn de faste medlemmene fra hvert parti/gruppe. 

§ 5-2 Myndighet og ansvarsområde

Formannskapets arbeidsoppgaver og fullmakter fremgår av delegeringsreglement for Sandefjord kommune.

§ 5-3 Møteleder

Møter i formannskapet ledes av ordføreren eller varaordføreren. 

Hvis en eller begge har forfall, velger formannskapet med alminnelig flertall en møteleder/varaordfører blant medlemmene. 

Kapittel 6 – Særskilte regler for hovedutvalgene

§ 6-1 Valg og sammensetning 

Hvert hovedutvalg skal ha 13 medlemmer.

Det er kommunestyret selv som oppretter hovedutvalgene og velger medlemmer og varemedlemmer til disse. Medlemmene og varamedlemmene velges for hele valgperioden.

Antall varamedlemmer for hvert parti/gruppe skal være inntil to flere enn de faste medlemmene fra hvert parti/gruppe. 

§ 6-2 Myndighet og ansvarsområde

Hovedutvalgenes arbeidsoppgaver og fullmakter fremgår av delegeringsreglement for Sandefjord kommune.

§ 6-3 Møteleder

Kommunestyret velger leder og nestleder til utvalget.

Hvis en eller begge har forfall, velger utvalget med alminnelig flertall en møteleder/nestleder blant medlemmene. 

§ 6-4 Særskilte bestemmelser om møte- og talerett

Kommunens talsmann for barn og unges interesser har møte- og talerett i Hovedutvalg for miljø og plansaker for å ivareta barn- og unges interesser i plan- og byggesaksbehandlingen. 

Dersom talspersonen mener barns og unges interesser ikke blir ivaretatt i plan- eller byggesaksprosessen har vedkommende rett til å gi en uttalelse som blir tatt med i protokollen fra møtet (protokolltilførsel), jf. dette reglementets § 3-11.

Kapittel 7 – Særskilte regler for Administrasjonsutvalget

§ 7-1 Valg og sammensetning 

Administrasjonsutvalget skal bestå av 7 medlemmer.

Fem av medlemmene og varamedlemmene skal velges blant formannskapets medlemmer og varamedlemmer for hele valgperioden. Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer, til utvalget, og leder og nestleder blant utvalgsmedlemmene.

Antall varamedlemmer for hvert parti/gruppe skal være inntil to flere enn de faste medlemmene fra hvert parti/gruppe. 

To medlemmer med varamedlemmer skal være de ansattes representanter, og velges av og blant de ansatte for to år av gangen og tiltrer utvalget.

Forhandlingssammenslutninger som ikke er representert i utvalget kan delta med en observatør med møte- og talerett, jf. Hovedavtalen.

§ 7-2 Myndighet og ansvarsområde

Administrasjonsutvalgets arbeidsoppgaver og fullmakter fremgår av delegeringsreglement for Sandefjord kommune.

§ 7-3 Saksbehandling

Det generelle reglementet for saksbehandling i folkevalgte organer gjelder så langt det passer.

Kapittel 8 – Særskilte regler for Arbeidsgiverutvalg

§ 8-1 Sammensetning 

Arbeidsgiverutvalget skal bestå av ordfører, varaordfører og opposisjonsleder. Det skal ikke velges vararepresentanter til utvalget.

§ 8-2 Myndighet og ansvarsområde

Utvalget har etter delegeringsreglementet fire hovedoppgaver:

1. Forberede og gjennomføre ansettelsesprosess ved tilsetting av kommunedirektør.
2. ivareta kommunens arbeidsgiveransvar overfor kommunedirektøren. 
3. følge opp eventuelt varsel om kritikkverdige forhold som gjelder kommunedirektøren i samråd med eksternt varslingssekretariat og i tråd med varslingsrutinene.
4. Behandle søknader om midlertidig eller varig fritak fra verv som folkevalgt.

§ 8-3 Saksbehandling

Møter i arbeidsgiverutvalget avholdes etter innkalling fra ordfører, som også leder møtene. 

Saksbehandling i arbeidsgiverutvalget skal som hovedregel foregå i møter, men skriftlig behandling kan velges med tilslutning fra samtlige medlemmer, jf. dette reglementets § 3-20.

For øvrig gjelder det generelle reglementet for saksbehandling i folkevalgte organer så langt det passer.

§ 8-4 Ansettelse av ny kommunedirektør

Arbeidsgiverutvalget er ansvarlig for å tilrettelegge en god og forsvarlig prosess rundt ansettelse av ny kommunedirektør, herunder fremme innstilling til kommunestyret. 

Arbeidsgiverutvalget skal sørge for nødvendig involvering fra de hovedtillitsvalgte i kommunen. 

Utvalget kan, dersom det anses nødvendig, innhente ekstern bistand til ansettelsesprosessen.

§ 8-5 Oppfølging av personalansvar overfor kommunedirektør

Arbeidsgiverutvalget skal gjennomføre minst en utviklingssamtale med kommunedirektøren i året. Utviklingssamtalen skal ha karakter av dialog, der begge parter skal kunne fremme sine synspunkter og vurderinger i fortrolighet. Samtalen skal inneholde en gjennomgang av forventninger, rolleavklaringer og resultater, og bidra til å skape tillit og åpenhet mellom kommunestyre og kommunedirektøren.

Etter at utviklingssamtale er gjennomført skal ordfører orientere kommunestyret om gjennomgangen av resultatoppnåelse, eventuelle nye resultatmål og forventninger og om diskusjon rundt prinsipper for samhandlingen mellom folkevalgte og administrasjonen.

Ved formelle beslutninger om kommunedirektørens lønns- og arbeidsvilkår, skal utvalget utarbeide innstilling til formannskapet, som fatter vedtak i saken.

§ 8-6 Oppfølging av varslingssaker

Arbeidsgiverutvalget skal i samråd med eksternt varslingssekretariat følge opp eventuelle varsler mot kommunedirektøren dersom dette er påkrevd. Rutiner for behandling av varslingssaker i Sandefjord kommune skal følges. 

§ 8-7 Behandling av søknader om fritak

Arbeidsgiverutvalget skal uten ugrunnet opphold avgjøre søknader om fritak fra folkevalgte verv etter koml. § 7-9 annet avsnitt. 

Før søknad om fritak avgjøres, skal gruppeleder i det partiet den som søker fritak tilhører gis anledning til å uttale seg om fritakssøknaden, samt om behovet for å velge settemedlem eller foreta suppleringsvalg. 

Der det innvilges midlertidig eller varig fritak fra verv skal utvalget sende melding om dette til administrasjonen, sammen med en anbefaling om det bør avholdes valg av settemedlem eller suppleringsvalg for å erstatte den som er fritatt. 

Kapittel 9 – Særskilte regler for valgstyret og samevalgstyret

§ 9-1 Valg og sammensetning 

Med mindre kommunestyret vedtar noe annet skal formannskapet være valgstyre og samevalgstyre i kommunen. Valgstyret er opprettet etter valglovens § 4-1 og koml. § 5-7 og samevalgstyret er opprettet etter forskrift om valg til Sametinget § 17 (1) og koml. § 5-7.

Begge er opprettet for den kommunale valgperioden.

§ 9-2 Myndighet og ansvarsområde

Valgstyret og samevalgstyrets arbeidsoppgaver og ansvar følger av kommuneloven og valgloven samt av forskrifter. Konkretisering av oppgavene, samt delegert myndighet og fullmakter fremgår av delegeringsreglement for Sandefjord kommune.

§ 9-3 Møteleder

Kommunestyret skal velge en leder og nestleder som skal fungere i vervene for begge valgstyrene.

Hvis begge har forfall til et møte, velger valgstyret selv med alminnelig flertall en møteleder blant de møtende medlemmene.

§ 9-4 Saksbehandling

Det generelle reglementet for saksbehandling i folkevalgte organer gjelder så langt det passer.

Kapittel 10 – Særskilte regler for klagenemnden

§ 10-1 Formål

Klagenemnden er opprettet av kommunestyret med hjemmel i kommuneloven § 5-1 annet avsnitt, og er kommunens særskilte klageorgan etter forvaltningsloven § 28 andre ledd første punktum. 

Formålet med klagenemnden er å gi innkomne klager forsvarlig klagebehandling, sikre riktige vedtak og trygge den enkeltes rettssikkerhet.

§ 10-2 Valg og sammensetning 

Klagenemnden skal bestå av 5 medlemmer og like mange varamedlemmer, som alle også skal være medlem/varamedlem av kommunestyret. Nemnden skal sammensettes på en måte som ivaretar representasjon av kjønn, gir den faglig tyngde og sikrer politisk representativitet.

Medlemmer og varamedlemmer velges av kommunestyret selv. Medlemmene og varamedlemmene velges for hele valgperioden.

Kommunestyret velger leder og nestleder til klagenemnden. Hvis begge har forfall til et møte, velger nemnden selv med alminnelig flertall en møteleder blant de møtende medlemmene.

§ 10-3 Myndighet og ansvarsområde

Klagenemndens arbeidsoppgaver og delegerte fullmakter fremgår av delegeringsreglement for Sandefjord kommune.

Klagenemnden behandler klager over enkeltvedtak fattet i Sandefjord kommune, både administrativt og i folkevalgte organer, bortsett fra:

1. der særlov fastsetter en annen klageinstans 
2. der kommunestyret har lagt avgjørelsesmyndighet til en annen særskilt klageinstans 
3. der departementet er klageinstans etter forvaltningsloven § 28 andre ledd.
4. der statlig forvaltningsorgan har delegert sin vedtaksmyndighet til kommunestyret. I slike saker er det statlige forvaltningsorganet selv klageinstans.

Klagenemnden skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Den kan pålegge underinstansen å foreta nærmere undersøkelser.

Klagenemnden har kompetanse til å prøve alle sider ved det påklagede vedtak. Nemnden har plikt til å vurdere forhold som er tatt opp i klagen, og kan også ta hensyn til nye omstendigheter som foreligger på vedtakstidspunktet, og forhold som ikke er tatt opp av klageren.

Klagenemnden kan avvise klagen, oppheve, omgjøre (endre) eller opprettholde det påklagede vedtak, jf. forvaltningsloven § 34. Klagenemndens vedtak i klagesaker er endelige.

§ 10-4 Forberedelse av saker

Med mindre kommunestyret uttrykkelig har bestemt noe annet, har den instansen som fattet det påklagede vedtak myndighet og plikt til å behandle klagen som underinstans, jf. forvaltningsloven § 33. 

Underinstansen skal foreta de undersøkelser klagen gir grunn til, herunder som et minimum ha vurdert de anførslene som er fremsatt i klagen. Underinstansen kan oppheve eller endre eget vedtak til klagers gunst. Dersom vilkårene for å behandle klagen ikke foreligger, skal underinstansen avvise klagen. Ved for sent fremsatte klager skal klagenemnden likevel vurdere å behandle klagen, jf. forvaltningsloven § 31. 

Dersom underinstansen opprettholder eget vedtak, skal klagen med nødvendige vedlegg sendes videre til forberedende klagebehandling hos kommunedirektøren eller den kommunedirektøren gir slik myndighet i rettsinstruksen. Underinstansens skriftlige vurdering/behandling av klagen skal følge vedlagt. 

Før saken fremlegges for klagenemnden skal det foreligge en skriftlig saksfremstilling med innstilling fra kommunedirektøren. Innstillingen i en klagesak skal utarbeides av en annen ansvarsenhet enn den som tilrettela grunnlaget for det vedtaket som er påklaget, jf. kommuneloven § 13-3.

§ 10-5 Habilitet

Saksutredning og innstillingsrett i saker som skal behandles i klagenemnden må forberedes av saksbehandler som tilfredsstiller de skjerpede inhabilitetsregler i kommuneloven § 13-3. 

En folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe det påklagede vedtaket er inhabil til å delta i klageinstansens behandling av vedtaket eller i forberedelsen av saken for klageinstansen, jf. kommuneloven § 11-10, tredje ledd.

§ 10-6 Saksbehandling i klagenemnden

Saksbehandlingen i klagenemnden skal følge de særskilte bestemmelser og krav som fremgår av forvaltningsloven kapittel IV – VI, og de generelle bestemmelser i kommuneloven kapittel 11. Det generelle reglementet for saksbehandling i folkevalgte organer gjelder så langt det passer.

Klagenemnden behandler sine saker i møte. Klagenemndens møter holdes for åpne dører, med mindre det vedtas å lukke møtet etter kommuneloven § 11-5.

Klagenemnden kan vedta saksbehandlingsrutiner for klagesaksbehandlingen, herunder for å sikre at behandlingen oppfyller forvaltningslovens særskilte krav til klagebehandling og begrunnelse av vedtak.

§ 10-7 Underretning

Kommunedirektøren underretter partene i saken og underinstansen om utfallet av klagebehandlingen så snart vedtaket foreligger. I underretningen skal det også opplyses om adgangen til å kreve eventuelle sakskostnader dekket etter forvaltningsloven § 36.

§ 10-8 Bistand og møteplikt

Klagenemnden kan der det anses nødvendig innhente sakkyndig bistand utenfra.

Klagenemnden kan be kommunedirektøren, eller den kommunedirektøren utpeker innenfor det aktuelle saksområdet, å møte for nemnden og gjøre rede for kommunens praksis på bestemte saksområder som har tilknytning til klagesaker nemnden behandler.

§ 10-9 Saksomkostninger

Dersom klagenemnden opphever eller fatter nytt realitetsvedtak i klagesaken, skal partene få opplysninger om adgangen til å kreve dekket sakskostnader etter forvaltningsloven § 36. 

Før klagenemnden tar stilling til et krav om å få dekket saksomkostninger, skal det foreligge en vurdering av om vilkårene for å innvilge sakskostnader er til stede fra kommunedirektøren, i tråd med dette reglementets § 10-4. Underinstansen skal gis anledning til å uttale seg til spørsmålet.

Eventuell klage på klagenemndens vedtak om sakskostnader skal vurderes av klagenemnden som underinstans og sendes til avgjørelse til Statsforvalteren i tråd med fvl. § 36 tredje avsnitt, jf. forvaltningsforskriften § 34 annet avsnitt.

Der en part tilkjennes saksomkostninger etter forvaltningsloven § 36 skal kravet dekkes og utbetales av den virksomheten som er underinstans i klagesaken.

§ 10-10 Årsberetning

Klagenemnden skal utarbeide en årsmelding vedrørende sin virksomhet, som fremlegges for kommunestyret.